Jak zorganizować ślub i wesele? Przewodnik krok po kroku

Nie istnieje jeden gotowy scenariusz na to, jak zrealizować ten emocjonujący projekt szybko, sprawnie i bez potknięć. Na bazie wieloletniego doświadczenia w branży ślubno-weselnej, można jednak podsunąć zestaw porad, które pozwolą na uporządkowanie kolejności zadań, a także zasugerują, ile czasu należy zaplanować na dobór usług i podpisanie umów. O podjęcie się tego zadania poprosiliśmy naszego eksperta – Grzegorza Cieślaka z portalu-katalogu ślubnego PlanujemyWesele.

Wiele zadań na ścieżce przygotowań do ślubu i wesela będzie różnić się kolejnością oraz czasem potrzebnym na realizację. Wśród czynników mających na to wpływ na pewno należy wymienić: pomysł pary na ten wielki dzień, lokalizacja uroczystości, liczba gości, dyspozycyjność młodej pary i osób, które będą wspierać je w realizacji projektu oraz oczywiście fundusze. Mimo to, można jednak założyć, że organizacja większości uroczystości ślubno-weselnych opiera się na podobnej strukturze.

Po pierwsze termin i sala

Choć trudno w to uwierzyć, na termin w atrakcyjnej sali weselnej trzeba dziś czekać nawet do trzech lat! Nie dziwi więc obecność przyszłych par młodych, które deklarują chęć zawarcia związku małżeńskiego w roku 2022, na targach ślubnych i tematycznych grupach dyskusyjnych w sieci. W mediach społecznościowych krążą żarty na ten temat, że przy tak długim oczekiwaniu na ślub, para może się albo rozmyślić, albo zdąży znudzić sobą. Patrząc na to z drugiej strony, długie narzeczeństwo i długotrwałe przygotowania do wesela to czas na lepsze poznanie siebie nawzajem i wyrobienie dobrych relacyjnych nawyków. Także my pozostaniemy  optymistami.

Jeżeli nie macie szczególnych wymagań co do sali lub jesteście skłonni iść na jakieś kompromisy, albo też planujecie wyprawić przyjęcie w plenerze, bliższe terminy są zdecydowanie bardziej osiągalne. Część par, którym zależy na tym, aby całą organizacją zmieścić się w kilku miesiącach – do roku, zazwyczaj skłonnych jest brać pod uwagę mniej konwencjonalne miejsca na wesele lub ograniczyć się do mniejszego przyjęcia rodzinnego. Zabawę z rówieśnikami, znajomymi organizują oddzielnie, nie w dniu ślubu. Na to, czy upatrzona sala jest do zdobycia w terminie kilku, kilkunastu miesięcy, wpływ ma także dzień tygodnia. Coraz częściej narzeczeni wybierają na dzień swojego ślubu i wesela niedzielę, piątek (w przypadku ślubu kościelnego konieczne jest uzyskanie dyspensy), a nawet czwartek – szczególnie, jeśli stanowi on część długiego weekendu.

Jak wynika z powyższych argumentów, zorganizowanie wesela w wymarzonym terminie może być utrudnione, jeżeli do planowania wydarzenia zabieramy się zbyt późno. Wybór należy tylko do pary, czy ważniejsza dla niej jest konkretna data ślubu czy raczej lokalizacja przyjęcia.

Termin ślubu kościelnego i cywilnego

W zależności od tego, w jakiej miejscowości narzeczeni planują zawrzeć związek małżeński, należy odpowiednio wcześnie zgłosić się do parafii lub urzędu stanu cywilnego. W celu ustalenia, jak długi jest czas oczekiwania na termin ślubu, najlepiej zadzwonić do wybranej parafii lub USC. Jeśli jedno z narzeczonych jest obcokrajowcem, przygotowanie dokumentów wymaga trochę wysiłku i czasu, warto uwzględnić to rezerwując termin, a także od razu poinformować o tym fakcie urzędnika.

Jeżeli chcecie pobrać się poza swoją parafią, na przykład w ulubionym kościele, a także wtedy, gdy złożycie przysięgę w parafii macierzystej jednego z was, potrzebne będą – odpowiednio – dwie lub jedna licencja wydane przez proboszcza.

Chcąc wziąć ślub poza lokalem USC, na przykład w ogrodzie sali weselnej, na plaży lub ulubionej restauracji lub… polanie, narzeczeni wskazują miejsce w podaniu do Kierownika USC składanym w dowolnej siedzibie.

Za sporządzenie aktu małżeństwa jest ustalona opłata skarbowa w wysokości 84 zł. W przypadku ślubu poza lokalem USC obowiązuje dodatkowa opłata w wysokości 1000 zł.

Co do opłaty za ceremonię zaślubin i ewentualne odprawienie mszy w kościele katolickim, powołamy się na słowa księdza Przemysława Krawca, zaproszonego do programu „Dzień Dobry TVN”. – W Polsce jest swoista wolność. Można dać tyle, ile każdy uważa za stosowne. Tym bardziej, że w Kodeksie Prawa Kanonicznego jest napisane, że od ofiar mszalnych trzeba usunąć wszelkie pozory handlu czy transakcji. To nie może być rodzaj usługi, wymiany – zaznaczył ekspert. Jak zauważył prowadzący, odnosząc się do zapisów pochodzących z Kodeksu, udzielanie sakramentów powinno być bezpłatne. Ksiądz Krawiec zgodził się z tym twierdzeniem, jednak dodał, że wierni mają obowiązek utrzymać swój kościół.

Jak nam zagrają

Mowa oczywiście o zespole muzycznym lub DJ-u. – Tu, jak w przypadku rezerwowania sali weselnej, zastosowanie także ma zasada „kto pierwszy, ten lepszy” – mówi Grzegorz Cieślak z portalu-katalogu ślubnego PlanujemyWesele.pl. –Decyzję o tym,  do kogo warto odezwać się z propozycją współpracy, pary często  podejmują w wyniku poleceń znajomych oraz zapoznania się z ofertą zespołów i DJ-ów – na przykład na platformach takich jak PlanujemyWesele.pl, gdzie o aktualność swoich ofert dbają sami usługodawcy, jak i biuro obsługi klienta.

Wśród najważniejszych spraw, które należy omówić z usługodawcą, zanim podpiszecie umowę, są: czas trwania usługi (do ostatniego tańczącego gościa czy jakiś limit), długość setów i przerw, utwory na życzenie (jak często), konferansjerka, no i oczywiście koszty. W umowie zawarta powinna być klauzula dotycząca kar umownych w przypadku wycofania się zespołu lub DJ-a z realizacji, opóźnień, zmiany  składu czy też rażących naruszeń punktów umowy.

Stroje młodej pary

Jednym z najbardziej zauważalnych punktów dnia waszego ślubu będzie oczywiście wystąpienie panny młodej w sukni marzeń. – Aby móc na spokojnie wybrać model i mieć czas na poprawki oraz ewentualne modyfikacje, najlepiej zabrać się za szukanie około roku przed terminem uroczystości. Od momentu wyboru salonu i wstępnego modelu sukni, powinno pozostać nie mniej niż siedem miesięcy – radzi Grzegorz Cieślak z portalu-katalogu ślubnego PlanujemyWesele.pl. Taki wymóg stawia wiele salonów, szczególnie tych bardziej popularnych, a także tych, które nie szyją sukien, ale sprowadzają je z zagranicy.

Umowa pisemna na uszycie lub sprowadzenie sukni to dziś standard, jednak – jak w każdej umowie, którą pospisujemy – warto dokładnie przyjrzeć się zapisom, także o karze w przypadku rozbieżności między wyglądem sukni w katalogu i rzeczywistości lub nieprzygotowania kreacji w ustalonym terminie. Poprawki pozwalające dopasować suknię do konkretnej sylwetki są standardowo w cenie zakupu sukni.

Podobne zasady obowiązują, kiedy pan młody decyduje się na szycie garnituru na miarę. Należy zarezerwować na to przynajmniej sześć miesięcy, choć nie brak pracowni, w których proces od wyboru modelu po odbiór trwa blisko roku. Przy zakupie gotowego garnituru, poprawki także zazwyczaj są w cenie.

Wizaż i fryzura

Wbrew pozorom, jak mogłoby wynikać z dostępu do prezentacji prac wielu wizażystek i wizażystów na Instagramie i Facebooku, na to, aby znaleźć osobę, która zapewni pannie młodej atrakcyjny wygląd w dniu ślubu, także należy zarezerwować sobie czas odpowiednio wcześnie. Co do fryzjera, radzimy udać się do osoby, która zna już włosy i typ urody przyszłej panny młodej. Jeśli zależy wam na wyszukanym uczesaniu, z którym uważacie, że wasz fryzjer/ka nie poradzi sobie, to także już około 10-12 miesięcy przed ślubem warto mieć wybór ograniczony do 2-3 osób.

Na makijaż próbny należy wybrać się ze zdjęciami oddającymi faktyczny kolor i strukturę tkaniny, z której powstanie suknia. Idealnie, jeśli uda wam się zdobyć fragment tkanin i próbki zdobień, które dominować będą w okolicach dekoltu. Dzięki temu wizażystka będzie mogła stworzyć wizję docelowego makijażu, uwzględniając także to, jaką porą roku odbędzie się ślub, jakie światło panować będzie w kościele, USC, na zewnątrz i na sali weselnej.

Wyboru biżuterii także lepiej nie odkładać na ostatnie tygodnie, bo jej styl i motywy będą silnie wpływać na to, jak sprawić, aby makijaż podkreślał największe atuty urody, a nie wzajemnie rywalizowały.

Aranżacja ślubu i wesela

Tak modne dziś określenie „motyw przewodni ślubu i wesela” często mylone jest z dekoracjami. Tymczasem faktycznie ma to być motyw (kolor, temat, faktura, światło itp.), który będzie przewijał się subtelnie przez wszystkie elementy – od stylizacji pary młodej po wszystkie elementy aranżacji przestrzeni w kościele, sali weselnej czy innym miejscu, gdzie będziecie świętować swój wielki dzień.

– Chcąc mieć pewność, że to, co powstanie z wielu elementów dekoracji i efektów, stworzy spójną aranżację waszego ślubu i wesela, warto podjąć współpracę z którąś z firm florystycznych lub/i aranżujących przestrzenie na eventy – mówi Grzegorz Cieślak z portalu-katalogu PlanujemyWesele.pl. – Jeśli narzeczeni mają zacięcie artystyczne lub/i mały budżet na stylizację sali weselnej, warto skorzystać z inspiracji na portalach ślubnych, Pintereście i Instagramie –  radzi nasz ekspert. – Z odrobiną wyobraźni i dystansu do siebie, z bliskich i z użyciem niedrogich elementów można stworzyć magiczną atmosferę, którą goście długo będą wspominać – dodaje.

Szukając dekoracji, warto udać się do hurtowni, na giełdę kwiatową, a także zapoznać się z opiniami o sklepach internetowych, na przykład w grupach ślubnych na Facebooku.

Auto, alkohol i tort

Dlaczego ujęliśmy te trzy elementy w jednym? Bo w kwestii wyboru i zamówienia tych produktów i usług, obecnych na większości ślubów i wesel, nie istnieją ścisłe zasady co do terminu rezerwacji ani widełek kosztów, z jakimi musimy się liczyć.

O ile wiele firm zajmujących się na co dzień świadczeniem usług w szerszym kontekście (np. make-up, fryzjer, wypożyczanie aut, cukiernictwo), na hasło „ślubny” automatycznie podnosi cenę, a często i wydłuża termin realizacji zamówienia, o tyle w przypadku zakupu alkoholu u importera, dystrybutora lub producenta, przy zakupie trunków na tak duże przyjęcie, jakim jest wesele, można liczyć na znaczące upusty. Nie ma tu też potrzeby składania zamówienia wcześniej niż kilka tygodni przed imprezą, chyba, że zamawiamy także alkohole luksusowe, które sprowadzane są na życzenie klienta.

Tort bywa też oferowany przez właścicieli sal weselnych i oczywiście przez restauracje. Warto rozważyć ich propozycję, bo bywa bardzo atrakcyjna cenowo, a młodej parze odchodzi jeden punkt z listy przygotowań. Innym rozwiązaniem może być zamówienie usługi słodkiego stołu (candy bar), albo ze strony sali weselnej, albo u firmy, która specjalizuje się w świadczeniu takich usług.

Fotografia i wideofilmowanie

Każda młoda para marzy o tym, aby mieć piękną pamiątkę z dnia ślubu w postaci fotoreportażu, a spory odsetek narzeczonych planuje też zakup usługi wideofilmowania, szczególnie, że z każdym sezonem pojawiają się technologie umożliwiające efekty, które jeszcze niedawno mogliśmy oglądać tylko na dużym ekranie, wideo klipach lub… grach. Do rzadkości należą dziś już zamówienia klientów na dostarczenie pełnego zapisu ślubu i wesela – chyba, że z myślą o obejrzeniu materiału w odległej przyszłości lub wykonania samodzielnego montażu.

Najczęściej zamawianą usługą wideo jest klip wykorzystujący różne formy filmowania, na przykład kadry z drona. HD, 4K, filmowanie lustrzankami to terminy, które na pewno pojawią się w komunikacji z realizatorami filmów. Pomysłów na montaż jest tyle, ilu montażystów, choć i tu oczywiście panują mody. A  ostateczny standard zamyka się w określonych widełkach cenowych.

Zanim podejmiecie rozmowy na temat zakupu usługi z konkretnym fotografem i wideo kamerzystą, warto przejrzeć wiele ofert i porównując ich zakres, korzystając ze skatalogowanych baz usługodawców z branży ślubnej, np. PlanujemyWesele.pl.

Jak to wszystko ogarnąć

Organizacja własnego ślubu i wesela bywa naprawdę dużym przedsięwzięciem na miarę projektu angażującego wiele osób w korporacji. Jeżeli pozwala wam na to budżet, warto zatrudnić podwykonawców, aby zrzucić z siebie część obowiązków i… nie wyważać otwartych drzwi. – My namawiamy jednak do tego, aby część zadań oddelegować bliskim i chętnym do pomocy znajomym – podpowiada nasz ekspert, Grzegorz Cieślak. Przygotowanie ślubu i wesela to niezapomniana przygoda, pozwalająca odpowiednio budować napięcie (nie mylić z destrukcyjnymi emocjami) przed tym wielkim dniem. – Jak wynika z informacji od użytkowników naszego portalu, satysfakcja z tego, że nowożeńcy mieli wpływ na poszczególne elementy uroczystości, poczucie, że zrealizowali razem swój – być może pierwszy – wspólny projekt to, argumenty warte tego, aby – krok po kroku – zorganizować  ślub i wesele samodzielnie – dodaje Grzegorz Cieślak z portalu-katalogu ślubnego PlanujemyWesele.pl.