Okres zimowy to częste infekcje, pracodawcy po doświadczeniu pandemii coraz częściej zgadzają się na pracę zdalną. Dla wielu osób to wygoda związana z unikaniem zarażeń a także koniecznością dojazdów, które zimą bywają szczególnie uciążliwe. Zanim jednak przeniesiemy pracę do domu warto dowiedzieć się, jak urządzić to miejsce by było efektywne i nie przeszkadzało pozostałym domownikom.
O tym rozmawiamy z Martą Sobieszek i Grzegorzem Kumiszcza, projektantami wnętrz, właścicielami studia projektowego Omnicreatio.
Czy urządzenie miejsca do pracy w domu jest prostsze czy trudniejsze?
Samo zaprojektowanie oraz urządzenie przestrzenie do pracy w domu czy w biurowcu przez profesjonalistów, niczym się nie różni. Choć dla zwykłego człowieka może być trudniejsze. Kiedy tworzymy biuro, w zależności od tego, czy dom/ mieszkanie jest przed czy po remoncie musimy znaleźć na nie odpowiednie miejsce. Przed remontem czy przed budową jest łatwiej – można zaprojektować je tworząc na planie nieruchomości specjalne pomieszczenie.
Jeśli mamy znaleźć przestrzeń na home office w już istniejącej przestrzeni – trzeba to rozważyć i skonsultować z klientem czy jest on w stanie zrezygnować z jakiegoś pomieszczenia, które ma inne funkcje lub zagospodarować jakąś cześć sypialni, pokoju gościnnego czy salonu.
Dla zwykłego człowiek wyzwaniem jest wygospodarowanie tej przestrzeni w swoim domu. Poza tym praca w trybie home office może być mniej komfortowa niż w biurze. Najczęściej dlatego, że w domu chcemy się czuć jak… w domu. Kotwiczymy się tam, nie możemy się skupić na pracy, bo zaczynają nas zajmować tematy typowo domowe. Anglicy mówią: „my home is my castle” i tak tę przestrzeń odbieramy: jako oazę, miejsce odpoczynku, stałości i bezpieczeństwa. Wystarczy wyjechać na wakacje, też przecież w miejsce, gdzie jest słońce, plaża i relaks, jednak po dwóch tygodniach zaczynamy tęsknić za
domem i nie możemy się doczekać powrotu. Dlatego chcąc pracować z domu trzeba się do tego przygotować.
Od czego zacząć przechodzenie w tryb zdalny?
Warto przygotować sobie odpowiednią przestrzeń, ponieważ otoczenie stymuluje nas do konkretnych działań. Przede wszystkim jednak trzeba wszystkim nauczyć się pracować zdalnie. To kwestii koncentracji i zadaniowości. Z badań wynika, że dobrze zaplanowany i przygotowany home office jest skuteczniejszy niż praca w biurze. Człowiek ma zaplanowane działania, chce je skończyć i ma na to określony czas, bo wie, że potem będzie mógł wejść w tryb „pozapracowy”. Po prostu w home office nie ma miejsca na prokrastynacje. Psychologowie sugerują, żeby po pracy sugerują wyjść z domu, pospacerować, przewietrzyć się, tak symbolicznie „wyjść z pracy”, potem wrócić i zacząć być w domu.
Musimy mieć porządne biurko i komfortowy fotel. W biurze pracodawcy coraz częściej zwracają uwagę na jakość wyposażenia, ale i tak najlepsze jest indywidualne dobranie sprzętu. Niewygodny fotel powoduje, że zaczynamy się garbić. W swoim własnym biurze warto mieć więc taki, w którym zadbamy o siebie i swoje zdrowie. Są nawet specjalistyczne firmy, które dobierają odpowiednie siedzisko – w zależności od tego, ile godzin siedzimy przy biurku i jakim, jaki mamy wzrost czy wagę.
O co najczęściej pytają klienci, którzy chcą mieć w domu przestrzeń do pracy?
Tak naprawdę najczęściej to nie klienci pytają tylko my im zadajemy pytania: czym się zajmują, jak pracują, co im w pracy potrzebne. Mieliśmy klienta, analityka, który oprócz biurka i fotela potrzebował przestrzeni, około 10 metrów, ponieważ najlepiej mu się myślało, kiedy chodził tam i z powrotem. Księgowa może potrzebować porządnej szafy na dokumenty, czasem nawet szafy pancernej, bo niektóre dokumenty są poufne lub zawierają dane wysoko wrażliwe. Architekci potrzebują duży monitor, często nawet dwa. Za to minęły czasy, kiedy trzeba było znaleźć przestrzeń na deskę kreślarską.
Jeśli praca klienta wiąże się z przyjmowaniem potencjalnych gości, należy zadbać o to, by miał gdzie usiąść i trzeba znaleźć miejsce na małą sofę lub dodatkowy fotel. Jeśli wykonywana praca wymaga częstych videokonferencji przyda się rzutnik czy duży telewizor. Wtedy trzeba zawrócić uwagę na to skąd pada światło dzienne i w zależności od tego ustawić monitor lub zapewnić porządne rolety okienne. No i oczywiście niezbędne jest bardzo dobre łącze internetowe.
Jakie oświetlenie jest najkorzystniejsze?
Oświetlenie jest bardzo ważne. Najlepiej, jeśli będzie to światło dzienne, naturalne, bo jest najzdrowsze dla oczu. Idealnie byłoby, gdyby biurko stało przy oknie, dzięki czemu od czasu do czasu odwracając wzrok można patrzeć w dal. Jeśli wydzielona przestrzeń jest w tzw. „kanciapie” bez okna trzeba co jakiś czas wstać od biurka i wyjść do miejsca z dziennym światłem. To nam daje też poczucie czasu. Siedzenie non stop w miejscach w którym nie widać upływającego dnia organizm i może doprowadzić do pracoholizmu. Oczywiście w naszym klimacie są pory roku, dni, kiedy nawet światło dzienne nie daje światła, wtedy tym bardziej trzeba zwrócić uwagę na światło sztuczne. Musie mieć ono barwę naturalną, a nawet chłodną. Zbyt ciepła będzie usypiająca.
O czym jeszcze musimy pamiętać?
Trzeba zadbać o odpowiednią temperaturę. Nie powinna ona przekraczać 21 stopni. Trzeba mieć też dostęp do wentylacji, możliwości otwarcia okien i przewietrzenia pomieszczenia, a latem – niezbędna staje się klimatyzacja. Warto zadbać o to, by przestrzeń do pracy była oddalona od głównego skupiska ludzi w domu, żeby było w miarę cicho. Łatwiej o to w domach
wielorodzinnych, bo można odpowiednio zaaranżować przestrzeń na innym poziomie. Jeśli jednak kącik do pracy aranżujmy w sypialni czy salonie staramy się wkomponować biurko w taki sposób by było jak najmniej widoczne, by osoba pracująca nie była rozpraszana przez domowników. A jeśli robimy kącik w sypialni czy salonie musimy zadbać o to by wkomponować biurko czy w taki sposób by tego nie było widać. W swojej pracy często korzystamy z systemu HAVA, który idealnie „maskuje” kącik do pracy. Z zewnątrz wygląda jak zwykła szafa, która po otwarciu staje się pomieszczeniem biurowym. Zazwyczaj takie rozwiązanie stosujmy w sypialni. W mniejszym zakresie – ale również – do zabudowania szafy pancernej, która sama w sobie nie jest piękna, a są sytuacje, kiedy trzeba ją mieć.
No właśnie, jak oddzielić się od pozostałych domowników? Nie zawsze mamy możliwość wydzielenia oddzielnego pomieszczenia i musimy to miejsce zaaranżować np. w salonie. Czy jest możliwość wyciszenia takiego miejsca? Jeśli
tak, to w jaki sposób?
Na pewno najprostszy sposób to słuchawki, ale trzeba też pamiętać, że rozpraszają nas nie tylko dźwięki, ale i ruch, dlatego fajną opcją jest ażurowy regał, którym oddzielamy biurko. Można w nim postawić książki, koszyki i inne dodatki i tak staje się on elementem widocznym i dekoracyjnym od strony salonu a za nim znajduje się spokojne miejsce do pracy.
A co z kwiatami?
Klienci często pytają o to, czy można mieć w biurze kwiaty. Zawsze im to polecamy, ponieważ rośliny niwelują szkodliwe działanie klimatyzacji, która wysusza powietrze, co prowadzić może do przeziębień i alergii. Kwiaty poprawiają jakość i wilgotność powietrza. Poza tym badania wykazały, że w pomieszczeniu, gdzie są rośliny o 15% wzrasta produktywność a jednocześnie o 12% spada liczba popełnianych błędów. Rośliny dają też subiektywne poczucie bezpieczeństwa i zadowolenia. Dzięki nim czujemy się lepiej i lepiej pracujemy.
Jaką pracę można wykonywać zdalnie?
Nie każde zajęcie można wykonywać w domu, to jest oczywiste. Głównie te wymagające zaangażowania siły fizycznej będą wykonywane poza domem. Ale są też zajęcia wymagające pracy intelektualnej, które nie mogą być wprost w wydzielonej przestrzeni w salonie. Na przykład lekarze, jeśli chcą mieć gabinet w domu muszą pamiętać, że wymagane będzie też oddzielne wejście, miejsce na poczekalnię i toaletę. Ale jest cała grupa osób, które z powodzeniem mogą pracować z domu, to m.in. grafik, wirtualny asystent, copywriter, social media menager, redaktor, dziennikarz, korektor, bloger, korepetytor i wiele innych.
Jakie są wady a jakie zalety posiadania biura w domu?
Zalety to na pewno oszczędność czasu i pieniędzy. Na same dojazdy niektórzy poświęcają 2 godziny dziennie, bywa ze więcej. Bardzo lubimy korzystać z przelicznika biznesowego ROI (Return of investment). Policzyliśmy, że rezygnując z dojazdów zabierających 2 godziny dziennie, miesięcznie można zaoszczędzić 3 dni robocze. A teraz wystarczy przeliczyć 3 dni przez dwanaście miesięcy – oszczędza się prawie miesiąc! Można ten czas przeznaczyć na wakacje, rozwijanie własnych pasji, medytację, sport, poranne rytuały, bycie z rodziną i przyjaciółmi. Praca w domu to też elastyczny czas pracy. Nie ma
obowiązku „odbijania karty” o 8:00 i wychodzeniu o 16:00. Potrzeba załatwić coś w ciągu dnia? Wystarczy wstać odpowiednio wcześniej i to zrobić. Home office to też wolność miejsca. Można pracować z domu, ale też z kawiarni, lotniska, hotelu a nawet i plaży.
Oczywiście są też wady takiego rozwiązania. Jeśli ktoś jest niezorganizowany potrzebuje kogoś, kto go będzie kontrolował sprawdzał. Osoba pracująca na etacie z domu może być kontrolowana przez pracodawcę poprzez komunikatory. Gorzej, jeśli ktoś prowadzi własną działalność, prokrastynuje pracę i dopiero dzień przed deadlinem siada do projektu. Wadą jest też brak kontaktu z ludźmi, zmniejsza się aktywność społeczna poza domem. Brak relacji może doprowadzić nawet do depresji.
Niektórzy mają problem z planowaniem czasu, pracują więcej i więcej, następuje zaburzenie work life balance, doprowadzają się do pracoholizmu. Siedzenie w domu bez zadbania o aktywności ruchowej doprowadza do stagnacji, a nawet otyłości. Pracując w systemie home office jak w każdej innej dziedzinie należy zadbać o równowagę. Choć może w tym przypadku nawet bardziej trzeba być na to uważnym. Tu nie system reguluje godziny pracy tylko każdy sam. A życie obok się toczy i warto o tym pamiętać.
Małgorzata Bąkowska
