Jak często zdarza się wam mówić: „Nie dam rady, jestem bardzo zajęta”? Albo, że macie urwanie głowy, że zero czasu, i na nic innego poza swoją obecną „zajętością” kompletnie nie macie czasu. Ani na spotkanie z przyjaciółmi, ani na wyjście do kina, ani nawet na zadbanie o siebie?
„Bycie bardzo zajętym” to tak trochę przekleństwo naszych czasów, bo wiecznie w biegu, bo niemal zawsze spóźnieni, bo pędzący z jednego spotkania, na jakąś kolejną wizytę gdzieś tam. Jeden pęd i szał. A na myśl o poniedziałku już dostajecie skrętu kiszek, kiedy wizualizujecie sobie waszą własną „zajętość” i ilość zadań do wykonania – tych prywatnych i zawodowych.
Czy „bycie zajętym” jest prawdziwe? Ktoś się zaraz oburzy i powie: „No tak zaraz będą nam wmawiać, że to nieprawda, niech pożyje moim życiem i się przekona”. Nim jednak się oburzymy, warto sobie przypomnieć, że naszym mózgiem sterujemy na dwóch obszarach: świadomym i podświadomym.
Świadomie: dzieje się tak, gdy poprzez celowe ustalenie celów, ich wizualizacji i afirmacji, możemy utworzyć filtr, który umożliwi naszemu mózgowi skupienie się na tym wszystkim, co przybliża nas do osiągnięcia celu.
Podświadomie: kiedy poprzez powtarzanie sobie: „nie mam czasu”, nasz mózg znajduje setki powodów na usprawiedliwienie tego naszego braku czasu. A ponieważ nasz mózg w końcu uwierzy w to, czym go karmimy, powtarzanie sobie „jestem zbyt zajęta” stanie się samospełniającą się przepowiednią.
Skomplikowane? Spróbuje przez jeden dzień wyeliminować z waszej głowy zwrot: „nie mam czasu”/ „jestem bardzo zajęta”, a zamiast niego powtarzajcie co macie najważniejszego do zrobienia w danej godzinie. Skupcie się na jednej rzeczy do wykonania, a nie na tym, że brak wam czasu na zrobienie setki innych zadań.
„Bycie zajętym” jest modne, świadczy o tym, że jesteśmy efektywni, produktywni, że jesteśmy niezbędni i potrzebni. Bo przecież „bycie zajętym”, oznacza, że ktoś od nas czegoś oczekuje, że my sami się rozwijamy, sięgamy po nowe, idziemy, a nie przepraszam – biegniemy do przodu. Tyle, że – nic bardziej błędnego. Dlaczego „jestem bardzo zajęta” – jest kłamstwem? Bo bycie zajętym nie oznacza tego wszystkiego, co nam się wydaje, że znaczy. Bycie zajętym, to nie bycie bardziej efektywnym, produktywnym. Wręcz przeciwnie. Macie spisaną lub przygotowaną w głowie liczbę zadań na dzisiaj, albo na tydzień? Zamiast wpadać w szał jej realizacji i stresować się, że nie uda się wam wszystkiego wykonać, przyjrzyjcie się jej? Naprawdę wszystko co się na niej znajduje jest ważne? Jest konieczne do wykonania?
Jaka jest różnica między „byciem bardzo zajętym” a efektywnym i produktywnym działaniem?
– zajęci ludzie mają wiele priorytetów, ludzie działający efektywnie mają kilka dużych priorytetów
– zajęci ludzie koncentrują się na działaniu, ludzie działający efektywnie przed podjęciem działań ustalają jasną ścieżkę osiągnięcia celu, choćby to miała być odpowiedź na 30 maili znajdujących się w skrzynce, ich działanie jest przemyślane
– zajęci ludzie są wielozadaniowi, ludzie produktywni skupiają się na jednym zadaniu na raz, wykonane – przechodzą do następnego
– ludzie zajęci odpowiadają na telefony od razu, ci produktywni robią tak, by wykroić część dnia na wykonanie „zaległych” telefonów (podobnie z mailami)
– ludzie zajęci mówią, że są „zbyt zajęci”, a działający efektywnie, że mają czas na to, co jest ważne.
Znacie zasadę Pareto? Mówi ona, że 20% naszych zasobów generuje 80% rezultatów naszego działania? Skupienie się na tym, co ważne, co faktycznie przynosi efekty, nierozmienianie się na drobne sprawia, może sprawić, że wkładając w to co robimy zdecydowanie mniej czasu osiągniemy lepsze efekty, szybciej uda nam się dojść do zamierzonego celu.
Zobaczcie, ile w ciągu dnia „marnujemy czasu” na naprawdę zupełnie zbędne lub kompletnie niezamierzone działania. Kiedy pracujemy, wytrąca nas z rytmu telefon od kogoś znajomego, nagle przypominamy sobie, że mieliśmy zadzwonić do szkoły naszego dziecka, albo że obiecaliśmy naszej matce, że się odezwiemy. Odrywamy się od jednej czynności, by natychmiast wykonać drugą i tak naprawdę żadnej nie poświęcamy wystarczająco dużo uwagi i czasu.
A gdyby tak posegregować sobie rzeczy na ważne w danym momencie, a te ważne (ale w tej chwili jednak odrobinę mniej) przesunąć na inną część dnia? Gdyby skupić się na tym co tu i teraz: „dobra teraz muszę usiąść i wpisać wszystkie dane w tabelkę/porozmawiać z klientem/wypełnić dokumenty/skończyć tekst, a kiedy to skończę zadzwonię do mamy/przyjaciółki/zrobię listę zakupów”.
Spróbujcie. Może przyszedł czas, aby przestać być bardzo zajętym, a zacząć działać efektywnie i dzięki czemu mieć więcej czasu wolnego dla siebie i innych.
inspirowane: lifehack.org
