Wokół tej profesji narosło już wiele romantycznych mitów. Jeśli na dźwięk słów „wedding plannerka” staje wam przed oczami kadr z filmu z Jennifer Lopez, koniecznie przeczytajcie nasz wywiad z Katarzyną Gajek, właścicielką Aspire – jednej z pierwszych w Polsce, profesjonalnej agencji weddingplannerskiej.
Anna Frydrychewicz: Dużo romantyzmu jest w zawodzie wedding plannerki, czy to tylko nasze wyobrażenie o tej pracy?
Katarzyna Gajek: Pracujemy w romantycznych okolicznościach – z parami szaleńczo zakochanych lub okazujących sobie na co dzień czułość ludźmi, tworzymy romantyczny klimat i warunki do tego by spełnić często bardzo romantyczne marzenia. Jednak nasza praca składa się z bardzo „nieromantycznych” obowiązków. Organizując ślub i wesele koordynujemy pracę kilkunastu a niekiedy nawet kilkudziesięciu osób – wykonawców, artystów. Bierzemy na siebie odpowiedzialność za to, by cudze marzenia na temat tego jednego, wyjątkowego w życiu dnia się ziściły. To praca pod ogromną presją. Dodatkowo często przejmujemy rolę negocjatorów i mediatorów, nie tylko z osobami zaangażowanymi w realizację poszczególnych elementów scenariusza, ale czasem również z samymi narzeczonymi lub członkami ich rodziny. Rozwiązujemy dziesiątki problematycznych sytuacji. Wedding plannerka musi twardo stąpać po ziemi, prowadząc projekty ślubne, zarządzając formalnościami, monitorując budżet.
Jakie jeszcze inne cechy powinna mieć osoba zajmująca się organizacją i planowaniem ślubów?
To zawód bardzo przekrojowy. Trzeba mieć doświadczenie i wiedzę z wielu dziedzin, by sprawnie ten zawód uprawiać. To praca niezwykle wymagająca, zarówno fizycznie jak i emocjonalnie. Z własnego doświadczenia wiem, że wybierając tę ścieżkę kariery, trzeba przygotować się na swoiste przemeblowanie codziennego grafiku. Nasi Klienci swoimi prywatnymi sprawami zajmują się po zakończeniu aktywności zawodowych. Co konkretnie oznacza, że spotkania z Klientami najczęściej odbywamy po godz. 18 i w weekendy.
W sezonie czyli od maja do października popularny wedding planner nie ma co liczyć na wiele wolnych weekendów – większość z nich, jeśli nie wszystkie, z pewnością spędzi w pracy. Niezbędne są umiejętności zarządzania, negocjacyjne, mediacyjne, odporność na stres, asertywność, wysoka kultura osobista, umiejętność szybkiego adaptowania się, zmysł estetyczny, wyczucie smaku, doświadczenie w gastronomii będzie bardzo przydatne, a wiedza z zakresu prawa i finansów ułatwi i usprawni wiele codziennych zadań.
Od 2 lat szkolę młodych ludzi w naszej Akademii Aspire i od adeptów i adeptek zawodu wedding plannera często słyszę, że są zdziwieni, a może nawet czasem rozczarowani, że praca od kulis wygląda tak bardzo inaczej niż to sobie wyobrażali. W mediach pełno cudownych fotografii, uśmiechniętych, zrelaksowanych ludzi, zawsze niebo jest błękitne i świeci słońce. W rzeczywistości nie zawsze jest tak kolorowo. Klient ślubny jest Klientem bardzo emocjonalnie odbierającym cały proces przygotowań i oczywiście Dzień Ślubu.
Wedding planner powinien umieć zbudować zaufanie, autorytet, wyciszać nieco emocje Klientów. Prowadzimy wiele projektów jednocześnie, dlatego trzeba umieć być multifunkcyjnym. Sporo kulis naszego zawodu opisałam w poradniku „Ślub doskonały”. Ta książka to taka moja pomocna dłoń dla narzeczonych, a jednocześnie odpowiedź na wiele pytań osób planujących karierę w tej branży.
Fot. Archiwum prywatne Katarzyny Gajek
A jakie są etapy planowania ślubu?
Projekt ślubny prowadzimy od „ogółu – do szczegółu”. Zaczynamy od doboru miejsca na ślub, lokalizacji weselnej, przygotowujemy konwencję uroczystości, dobieramy podwykonawców, zawieramy kluczowe umowy. Im bliżej terminu tym więcej szczegółów dogrywamy. Taki proces dla każdej pary przygotowywany jest indywidualnie, bo zawsze musimy dostosować się do indywidualnych możliwości, czasowych, finansowych i oczekiwań danej Pary. Zarządzamy kalendarzem przygotowań. Wielu Klientów naciska na jak najszybsze ustalenie np. smaku tortu. A my doskonale wiemy, że jest wiele kwestii, gdzie pośpiech wcale nie jest wskazany. Moją rolą jest bardzo uważne słuchanie Klientów. Często nie wprost lecz między słowami pada treść, która pomaga mi w „uszyciu uroczystości na miarę”. Muszę dobrze zrozumieć oczekiwania Klientów, ich marzenia, tak aby móc je później zrealizować.
Zdarza się, że rodzice Pary Młodej zbyt mocno ingerują w przygotowania do ślubu? Czy reaguje Pani w takiej sytuacji?
Tak i to niestety bardzo trudna i delikatna materia. Obiektywnie rodzicom trudniej złapać dystans do wyborów dzieci, szczególnie wtedy gdy je finansują. To w dużej mierze finanse mają wpływ na finalne decyzje. Naszą rolą jest pokazać nowe możliwości, przekonać do nowych rozwiązań, wzbudzić zaufanie do rekomendacji, poszukać kompromisów. Wesela 20, 30 czy 40 lat temu wyglądały kompletnie inaczej. Wielu rodziców nie zgadza się na propozycje wedding plannera czy narzeczonej niekoniecznie ze złej woli, raczej z powodu braku wiedzy i orientacji w aktualnych opcjach i możliwościach. Poziom zaangażowania rodziców nie podlega ustaleniom z nami. To są uzgodnienia pomiędzy Narzeczonymi, a rodzicami. Mi czasem przypada rola mediatora. Jako osobie „z zewnątrz” jest mi po prostu łatwiej przedstawić różne racje i rozwiązania bez emocji.
Z jakimi najdziwniejszymi pomysłami spotkała się Pani w trakcie swojej pracy ?
Choć większość par wybiera raczej bezpieczne, klasyczne rozwiązania, to nietypowe realizacje również się zdarzają i te rzeczywiście szczególnie zapadają w pamięć. Czasem są to drobiazgi, które wzbudzają wyjątkowe emocje, czasem zachwycające dekoracje czy stroje. Pamiętam ślub i wesele, kiedy goście i para młoda śpiewali o północy hymn. Z uśmiechem wspominam wesele zrealizowane w konwencji dość mrocznych filmów Tima Burtona lub takie nawiązujące do epoki Marii Antoniny.
Pamiętam Pannę Młodą, która do ślubu przybyła konno, ślub eko, podczas którego Państwo Młodzi i goście poruszali się na rowerach, pamiętam czarny bukiet ślubny. Wspominam ciepło przyjęcia w loftach, na dachach, czy w stodołach, które na pierwszy rzut oka kompletnie ze ślubem i weselem się nie kojarzą, a podczas których udało nam się zbudować naprawdę wyjątkową atmosferę.
Fot. Archiwum prywatne Katarzyny Gajek
Jest coś, co Panią denerwuje, a może przeszkadza, coć, co jest dla Pani trudne w zawodzie organizatorki ślubów?
Według mnie ten zawód dobrze wykonywać mogą wyłącznie pasjonaci i najbardziej wytrwali ludzie. Oni będą czerpać satysfakcję z prowadzonych projektów. Trudności jest wiele. Zdarza się, że pary narzeczonych rozpoczynając planowanie swoich ślubów nie mają zupełnie orientacji w kosztach rynkowych. I muszę sobie radzić z ich rozczarowaniem, kiedy zapoznają się sukcesywnie z poszczególnymi cenami rekomendowanych miejsc, wykonawców, ludzi z wieloletnim doświadczeniem, świadczącym usługi na najwyższym poziomie. W tej branży najczęściej im wyższa jakość tym wyższe wynagrodzenie. Trudnością jest fakt, że w branży ślubnej sprzedajemy niejako obietnice, że będzie perfekcyjnie, bajkowo i romantycznie. Klientom nie jest łatwo wyobrazić sobie wszystko to, co im proponujemy, nawet jeśli pokazujemy im masę zdjęć, filmów, jeździmy na wizje lokalne. Prowadzę bardzo wiele projektów jednocześnie, dlatego nie ułatwia mi pracy wielokrotna zmiana decyzji Klientów. To działa jak domino. Gdy klient zmienia decyzję – dla mnie oznacza to multiplikację działań i niekończące się pasmo komunikacyjne z podwykonawcami. Niewątpliwą trudnością jest też fakt, że czasem Klienci zapominają, że my też staramy się mieć życie prywatne i niemożliwa jest dostępność 24h na dobę przez 365 dni w roku.
Najbardziej wzruszający momenty w Pani karierze zawodowej?
Na co dzień muszę być multifunkcyjna i twardo stąpać po ziemi, więc wiele osób, również klientów, widzi we mnie „twardą” osobę. Tymczasem wzruszam się bardzo łatwo. I momentów wzruszeń w mojej pracy były tysiące. Wzruszają mnie momenty kiedy stojącemu przy ołtarzu Panu Młodemu szklą się oczy lub leci łza na widok kroczącej Panny Młodej. Wzruszają mnie przemówienia na weselach. Różne pojednania rodzinne, które nierzadko także się zdarzają. Wzruszają mnie przepięknie zagrane i zaśpiewane utwory w murach kościołów. Pamiętam ślub, na którym górale śpiewali „Barkę” – wzruszenie nie do opisania. Dreszcze mam zawsze. I to dobrze. Jeśli przestanę je odczuwać, to będzie znaczyło, że czas zmienić pracę.
Za co ceni Pani najbardziej swoją pracę?
Najbardziej cenię sobie w tej pracy momenty, kiedy dochodzi do finałów ślubnych. Kiedy to po pół roku, czy po roku intensywnej pracy przy komputerze i telefonie, dochodzi do realizacji mozolnie budowanego scenariusza. Ta adrenalina działa na mnie jak narkotyk – pomaga wytrzymać ciśnienie i presję sytuacji. Przecież nikt nie chciałby zepsuć czyjegoś ślubu. W tej pracy poznaję ciekawych ludzi, współdzielę emocje, które towarzyszą temu wielkiemu w każdej rodzinie dniu. Mam możliwość realizowania kreatywnych koncepcji. Dla mnie ten zawód stał się pasją, dlatego godzę się z wysokimi kosztami jego uprawiania. Projekty ślubne są dla mnie także bardzo interesujące, bo ta praca pozbawiona jest rutyny. Za każdym razem piszemy nową historię. Największą zapłatą za mój wysiłek są uśmiechnięte, wzruszone twarze i słowa zadowolonych klientów, którzy mówią, że to co przeżyli przekroczyło ichwyobrażenia i oczekiwania.
Katarzyna Gajek – reżyserka, wizjonerka, scenarzystka i producentka niezapomnianych spektakli ślubnych. Jest właścicielką Aspire – jednej z pierwszych w Polsce, profesjonalnej agencji weddingplannerskiej. Współautorką poradnika dla planujących ślub i wesele, pt.”Ślub doskonały” i trenerka Akademii Aspire dla przygotowujących się do wykonywania zawodu konsultanta ślubnego.
www.aspire.pl
www.aspireacademy.pl
Masz pytania dotyczące organizacji ślubu i wesela? Możesz je zadać Kasi Gajek podczas najbliższych Targów Ślubnych Wedding, które odbędą się w dniach 19-20 listopada 2016 r na PGE Narodowym w Warszawie. Aspire jest partnerem merytorycznym wydarzenia. Kasia Gajek będzie gospodarzem paneli dyskusyjnych z ekspertami prezentującymi swoje usługi podczas targów. A w niedzielę 20 listopada o 12.00 będzie opowiadać o swojej pracy i odpowie na pytania publiczności.targislubnewedding.pl
